Senin, 18 April 2011

Materi Dasar - Dasar Administrasi 2011 Part II

UNSUR-UNSUR USAHA
1. tenaga fikiran                (cara kerja yang mudah)
2. tenaga jasmani               (cara kerja yang teringan)
3. waktu                            (cara kerja yang tercepat)
4. ruang                             (cara kerja yang terdekat)
5. uang                              (cara kerja yang termurah)

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI EFISIENSI
Prof. Lehrer                                   Prof. juta                                             The Liang Gie
* suasana kerja                              * kecakapan para pekerja                    * keinginan b.
* lingkungan tempat kerja               * keinginan bekerja                              * kemampuan
* proses                                         * organisasi intern perusahaan              * kemahiran b.
* perlengkapan dan fasilitas            * jenis dan kualitas alat-alat
*alat-alat perkakas                         * teknik bekerja
* tata ruang tempat kerja                * susunan pekerjaan
* gerak-gerak tangan dan tubuh

Faktor yang mempengaruhi efisien kerja dapat dikelompokan sbb:
  1. ketrampilan bekerja                
  2. keinginan bekerja
  3. pendidikan pekerja
  4. kesehatan pekerja
  5. usia pekerja
faktor yang ada dalam pekrjaan
  1. sifat pekerjaan
  2. jenis pekerjaan

faktor lingkungan teempat kerja
  1. suasana kerja
  2. tata ruang
  3. pengaruh waktu
  4. pengaruh suasana
  5. peralatan yang digunakan

PENGUKURAN EFISIENSI KERJA
Rusel ackoff:
  1. berpegang pada faktor waktu yang konstan kemudian mengukur persen hasil pekerjaan yang diselesaikan
  2. berpegang pada faktor biaya yang konstan kemudian mengukur persen hasil pekerjaan yang diselesaikan
  3. berpegang pada faktor tenaga yang konstan kemudian mengukur persen hasil pekerjaan yang diselesaikan
  4. menetapkan hasil  pekerjaan yang harus diselesaikan, kemudian mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut
  5. menetapkan hasil  pekerjaan yang harus diselesaikan, kemudian mengukur biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut
  6. menetapkan hasil  pekerjaan yang harus diselesaikan, kemudian mengukur tenaga yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut

Materi Dasar - Dasar Administrasi 2011 Part I


BEBERAPA PENGERTIAN ADMINISTRASI

Menurut the liang gie
“segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu”

Menurut miftah toha
“proses kegiatan penataan usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu”

Administrator adalah pengatur, penyelenggara, pemimpin, pengurus, pengelola.

Seorang pemimpin yang memilikitugas mengatur, menata kegiatan yang dipimpinnya.

Staf :orang yang membantu tugas administrator/ manajer
Pekerja: orng yang kegiatannya mengerjakan apayang di tentukan oleh manajer
WUJUD DARI KEGIATAN ADMINISTRASI
Pekerjaan pokok         :  langsung berkaitan dengan usaha pencapaian tujuan
Pekerjaan penataan    :  tidak secara langsung berkaitan dengan usaha pencapaian tujuan

UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
                                                                                    The liang gie
1. Organisasi                                                               1. organisasi                                       
2. Manajemen                                                              2. manajemen
3. Tata hubungan(unsure luas)                                    3. komunikasi
4. Kepegawaian                                                          4. informasi     (unsure luas)
5. Keuangan                                                                5. personalia
6. perbekalan                                                               6. finansia
7. Ketata usahaan                                                        7. Material
8. humas          (unsure  sempit)                                   8. relasi public (unsure sempit)

Sub konsep                                                                sub proses
  1. organisasi                                                        1. tata keragaan
  2. manajemen                                                      2. tata pimpinan
  3. komunikasi                                                      3. tata hubungan
  4. informasi]                                                        4. tata keterangan
  5. personalia                                                        5. tata kepegawaian
  6. finansia                                                            6. tata keuangan
  7. material                                                           7. tata perbekalan
  8. relasi public                                                     8. tata humas

TUJUAN ADMINISTRASI
Adalah efisiensi kerja, efisiensi berasal dari latin ‘eficere” to effect yaitu: menghasilkan
Mengadakan
Menjadikan
Efisiensi adalah suatui keadaan yang menggambarkan adanya perbandingan terbaik antara usaha dengan hasil
Konsep tertutup (tidak ada tingkatan-tingkatan dalam efisiensi)
Efisiensi dapat di lihat dari dua segi yaitu:
  1. di lihat dari segi usaha “ pekerjaan dapat dikatakan efisien apabila hasil tertentu di capai dengan usaha seminimal mungkin”
  2. di lihat dari segi hasil “ pekerjaan dapat di katakana efiseien apabila usaha tertentu memberikan hasil yang maksimal”

perbedaan antara efisien dengan :

  1. produktif (suatu keadaan yang memberikan kecenderungan hasil yang meningkat)
  2. praktis (berkenaan dengan kemudahan dalam pemakaian suatu alat)
  3. ekonomis (banyak penekanan pada materi, usaha dengan pengorbanan ttt memberikan hasil max, dengan pengorbanan min mendapat hasil ttt)
  4. efektif (suatu pekerjaan yang dilakukan sesuasi dengan rencana)

ASAL USUL ISTILAH ADMINISTRASI


Kata administrasi berasal dari bahasa latin
Ad + ministrare
Kata ini berasal dari kata kerja administrare dan kata benda administration

Dalam bahasa inggris dikenal dengan to serve yang berarti :
- membantu,
- melayani
- Memenuhi.

Dalam prancis kuno dikenal dengan administer yang berarti
  • to manage       = membina
  • to direct          = mengendalikan
kata benda : administration
kata kerja   : administratius

dalam bahasa itali ada istilah mano yang berarti tangan yang bahasa latinnya manus yang berarti “agere” melakukan, sehingga muncul kata to manage = to control = to direct yang berarti mengawasi, mengendalikan, dari istilah tsb kemudian muncul istilah TO ADMINISTER
                  to treat with care
                  (memperlakukan dengan cermat, hati-hati)

Sedangkan dalam bahasa belanda “administratie”
* clerical werek          =          pekerjaan tulis menulis
* office werek            =          pekerjaan kantor
* paper werek            =          pekerjaan kertas

Pengertian Administrasi

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata
administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman
(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)
mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.
Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara
itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia
yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori
1 yaitu :
e-administration.ssusantoshi@yahoo.co.id
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata
usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam
tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
B. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.